Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

OCplan ApS CVR-nr.: 42665797 Odinsgade 6, st. 7400 Herning, Denemarken E-mail: info@ocplan.dk

Wij verwerken de volgende informatie, afhankelijk van hoe u OCvoice gebruikt:

Luisteraars: - U heeft geen account nodig. Uw taalkeuze wordt in uw browser opgeslagen en gebruikt om de gevraagde vertaling te leveren. - Technische verbindingsgegevens worden verwerkt om audio en ondertitels te leveren.

Kerkbeheerders: - Naam, e-mailadres, organisatiegegevens en instellingen.

Livesessies: - Bronaudio, transcripties, vertalingen en gegenereerde spraak. - Gebruiks- en factureringsgegevens, krediettransacties en geaggregeerde aantallen luisteraars. - Geselecteerde audio- en tekstfragmenten voor kwaliteitsborging (zie paragraaf 3). - Sessiegegevens worden maximaal 12 maanden bewaard (zie paragraaf 6).

Websitebezoekers: - Onze hostingprovider verwerkt IP-adressen en technische informatie over verzoeken. - Onze eigen statistieken over paginaweergaven bevatten alleen de pagina en de verwijzende website, geaggregeerd per dag, zonder cookies of bezoekersidentificatiecodes. In deze statistieken worden geen IP-adressen opgeslagen.

Foutrapportage: - Technische foutgegevens en gemaskeerde sessieopnamen van het dashboard en de beheerpagina's voor ingelogde gebruikers (zie paragraaf 4).

Levering van de dienst (AVG art. 6(1)(b) — uitvoering van een overeenkomst): Wij verwerken informatie om accounts te beheren en live vertaalde audio en ondertitels te leveren.

Beheer en verbetering (AVG art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang): Wij bewaren bronaudio, transcripties en vertalingen om fouten te onderzoeken, de kwaliteit te controleren en de dienst voor uw kerk en andere kerken te verbeteren. Het opnemen vormt volgens onze voorwaarden een integraal onderdeel van de dienst. Opnamen worden maximaal 12 maanden bewaard. Neem contact met ons op als het opnemen technische problemen veroorzaakt.

Kwaliteitsborging (AVG art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang): Geselecteerde fragmenten van bronaudio en de bijbehorende tekst worden gebruikt voor kwaliteitsborging. Ze worden niet gepubliceerd of gebruikt om AI-modellen te trainen. Intern is de toegang beperkt tot medewerkers van OCplan; de relevante verwerkers staan vermeld in paragraaf 4. Ontwikkeltools worden gebruikt onder voorwaarden die training met deze gegevens verbieden. Fragmenten worden in de EU opgeslagen gedurende maximaal 12 maanden vanaf de datum van de kerkdienst en worden ten minste elk kwartaal beoordeeld.

De kerk is verantwoordelijk voor haar opname van de kerkdienst. Wij bewaren fragmenten op grond van onze overeenkomst met de kerk en ons gerechtvaardigd belang. Een kerk kan ervoor kiezen geen fragmenten voor kwaliteitsborging te laten bewaren.

Opnamen kunnen religieuze overtuigingen onthullen (art. 9). De fragmenten hebben betrekking op de persoon die vooraan spreekt of leidinggeeft, in plaats van op gemeenteleden, en er worden geen namen aan gekoppeld. Voor predikers en leiders die de informatie kennelijk openbaar hebben gemaakt, beroepen wij ons ook op art. 9(2)(e).

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Schrijf naar info@ocplan.dk en vermeld de kerk en de datum van de kerkdienst. Wij reageren binnen één maand en verwijderen de betreffende fragmenten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen. Zie paragraaf 7 voor uw rechten.

Wij maken gebruik van de volgende ontvangers om OCvoice te leveren en te beheren. De onderstaande landen geven aan waar de aanbieders gevestigd zijn; opslaglocaties worden waar relevant afzonderlijk vermeld.

• (VS): spraak- en taalverwerking van audio en tekst.
• (VS): kwaliteitsborging en ontwikkeling waarbij audio of tekst wordt gebruikt.
• (VS): inloggen voor beheerders en accountbeheer.
• (VS): opslag van account-, sessie- en gebruiksgegevens; databaseopslag in Ierland (EU).
• (VS): levering van audio en tekst en opslag van fragmenten voor kwaliteitsborging in de EU.
• (VS): hosting van de website en het dashboard; IP-adressen en technische informatie over verzoeken. Verwerking aan de serverzijde vindt plaats in de VS.
• (VS): technische foutrapportage en gemaskeerde sessieopnamen van het dashboard en de beheerpagina's voor ingelogde gebruikers. Foutrapportage is zo ingesteld dat er geen IP-adressen, cookies of inhoud van verzoeken worden verzonden. Gegevens worden opgeslagen in Duitsland (EU).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland): betalingen, waaronder factureringsgegevens, het e-mailadres van de betaler en bedragen. Kaartgegevens worden rechtstreeks bij Stripe ingevoerd. Stripe verwerkt ook gegevens in de VS en treedt voor zijn eigen wettelijke verplichtingen op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Wij hebben verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers overeenkomstig AVG art. 28. Zie paragraaf 5 voor internationale doorgiften. Neem contact op met info@ocplan.dk om informatie op te vragen over de ontvangers van uw persoonsgegevens.

Sommige van onze gegevensverwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgiften vinden plaats op basis van:

• Het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-U.S. Data Privacy Framework, of
• EU-standaardcontractbepalingen (SCC) overeenkomstig GDPR Art. 46(2)(c)

We voeren beoordelingen van de gevolgen van doorgiften (TIA) uit om een passende bescherming van je gegevens te waarborgen.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

• Sessiegegevens (audio-opnamen, transcripties, vertalingen, gegenereerde audio en gebruiksgebeurtenissen): worden tot maximaal 12 maanden na de kerkdienst bewaard en daarna verwijderd.
• Logbestanden en back-ups: worden tot maximaal 12 maanden bewaard en daarna verwijderd.
• Opnamen voor kwaliteitstests: geselecteerde fragmenten worden maximaal 12 maanden vanaf de datum van de kerkdienst bewaard (zie paragraaf 3).
• Tegoedtransacties: worden permanent bewaard als financiële gegevens die nodig zijn voor de boekhouding.
• Accountgegevens (naam, e-mailadres): worden bewaard totdat je om verwijdering vraagt of het account wordt gesloten.
• Lokale browsergegevens (taalvoorkeur, enz.): worden door jou beheerd en kunnen via de browserinstellingen worden verwijderd.

Waarom maximaal 12 maanden. Sessiegegevens, logbestanden en back-ups worden uitsluitend voor drie doeleinden bewaard: kwaliteitsborging (controleren of een wijziging aan de dienstverlening de vertaling niet verslechtert), verbetering van de dienstverlening en traceerbaarheid (om na de kerkdienst een fout, een klacht of een vraag over de facturering te kunnen onderzoeken). Voor deze doeleinden zijn gegevens van echte kerkdiensten over een langere periode nodig; 12 maanden na de kerkdienst is de bovengrens, en een groot deel wordt eerder verwijderd. We gebruiken de gegevens om de dienstverlening te verbeteren; we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen (zie paragraaf 3).

Sessies verwijderen en archiveren: Wanneer je een sessie verwijdert, wordt deze onmiddellijk verborgen en uitgesloten van de sessie- en luisteraarsstatistieken. Je kunt de sessie binnen 30 dagen vanuit de prullenbak herstellen. Daarna worden de sessie en de inhoud ervan definitief gewist; factuurgegevens en gebruiksgegevens worden voor de boekhouding bewaard en geanonimiseerd. Archiveren verbergt de sessie uit de gebruikelijke lijsten en analyses, terwijl deze in de statistieken behouden blijft. Voor de inhoud van gearchiveerde sessies gelden de hierboven genoemde reguliere bewaartermijnen.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage (art. 15): Het recht om bevestiging te krijgen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om deze in te zien.
• Rectificatie (art. 16): Het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Wissing (art. 17): Het recht om uw persoonsgegevens onder bepaalde voorwaarden te laten verwijderen.
• Beperking (art. 18): Het recht om beperking van de verwerking te verzoeken.
• Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): Het recht om uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Bezwaar (art. 21): Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Intrekking van toestemming (art. 7): Als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kan deze te allen tijde worden ingetrokken.

Neem contact met ons op via info@ocplan.dk om uw rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen één maand op verzoeken.

Als je ontevreden bent over onze verwerking van je persoonsgegevens, heb je het recht een klacht in te dienen bij:

Datatilsynet (Deense autoriteit voor gegevensbescherming) Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby, Denemarken Telefoon: +45 33 19 32 00 E-mail: dt@datatilsynet.dk www.datatilsynet.dk

We behouden ons het recht voor dit privacybeleid bij te werken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we accounthouders per e-mail. De nieuwste versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

Organization members can export recorded transcripts and available source recordings. Generated translation audio requires a released archive service and administrator opt-in for new sessions; it is unavailable until those gates are met. Archives may contain gaps. Customer archives and teaching drafts are available for up to 90 days; recipients control their exported files.

Teaching AI is unavailable until its provider and data processing setup have been approved and activated. It also requires organization opt-in and an explicit user request. Once activated, selected transcript text is sent to a teaching-draft service in the United States for topic proposals and source selection. Audio and login email are not sent through this path. Processing and retention follow its data processing terms. Drafts are not automatically published. Administrators can disable new requests in session defaults.

Separate receipt email is unavailable until its delivery policy and data processing setup have been verified and activated. Once activated, an email delivery service in the United States handles delivery of billing email, organization name, amount/currency and receipt link. Login email and historical invoice details are unchanged.

Named recipients and data processing terms must be disclosed before activation. Contact info@ocplan.dk for the current recipient list.