Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

OCplan ApS CVR-nr.: 42665797 Odinsgade 6, st. 7400 Herning, Denemarken E-mail: info@ocplan.dk

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens afhankelijk van hoe je de dienst gebruikt:

Luisteraars (de gemeente): - Taalvoorkeur (alleen lokaal opgeslagen in je browser) - Er worden geen persoonsgegevens verzameld of naar onze servers verzonden

Kerkbeheerders (accounthouders): - Naam en e-mailadres (bij het aanmaken van een account) - Organisatienaam en instellingen

Tijdens live sessies: - Audio-opnames van spraak (opgeslagen tot 90 dagen na sessie-einde, dan automatisch verwijderd) - Transcripties van de spraak (opgeslagen tot 90 dagen) - Vertalingen van de spraak (opgeslagen tot 90 dagen) - Gegenereerde audiobestanden (tekst-naar-spraak, opgeslagen tot 90 dagen) - Gebruiksgebeurtenissen per API-aanroep (provider, kosten, tokenaantallen — opgeslagen tot 90 dagen) - Credittransacties (opwaarderingen, gebruikskosten — permanent opgeslagen als financiële administratie) - Geanonimiseerde statistieken (aantal luisteraars per sessie)

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Levering van de dienst (GDPR art. 6(1)(b) — uitvoering van overeenkomst): - Spraakherkenning en vertaling in realtime - Beheer van je account en organisatie-instellingen - Weergave van ondertitels en afspelen van audio voor luisteraars

Verbetering van de dienst (GDPR art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang): - Bewaring van transcripties en vertalingen om de vertaalkwaliteit te verbeteren - Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking (zie sectie 7)

Om de dienst te leveren, maken wij gebruik van de volgende externe verwerkers:

• Soniox, Inc. (VS) — realtime spraakherkenning. Audio wordt gestreamed voor transcriptie.
• Anthropic, PBC (VS) — vertaling via Claude AI-modellen. Brontekst wordt verzonden voor vertaling.
• Google Cloud (Google LLC) (VS) — tekst-naar-spraak. Vertaalde tekst wordt verzonden voor audiogeneratie.
• WorkOS, Inc. (VS) — authenticatie en gebruikersbeheer voor beheerders.
• Convex, Inc. (VS) — database en realtime backend. Alle gegevens worden opgeslagen op servers in Ierland (EU).

Wij hebben verwerkersovereenkomsten (DPA) gesloten met alle verwerkers in overeenstemming met GDPR art. 28.

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte vindt plaats op basis van:

• Het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-U.S. Data Privacy Framework, of
• EU-standaardcontractbepalingen (SCC) op grond van GDPR art. 46(2)(c)

Wij voeren Transfer Impact Assessments (TIA) uit om adequate bescherming van je gegevens te waarborgen.

• Audio-opnames: Opgeslagen tot 90 dagen na sessie-einde, dan automatisch verwijderd.
• Transcripties en vertalingen: Opgeslagen tot 90 dagen na sessie-einde, dan automatisch verwijderd.
• Gegenereerde audio (tekst-naar-spraak): Opgeslagen tot 90 dagen na sessie-einde, dan automatisch verwijderd.
• Gebruiksgebeurtenissen: Opgeslagen tot 90 dagen, dan automatisch verwijderd.
• Credittransacties: Permanent opgeslagen als financiële administratie.
• Accountinformatie (naam, e-mail): Bewaard totdat je verwijdering aanvraagt of het account wordt gesloten.
• Lokale browsergegevens (taalvoorkeur, enz.): Beheerd door jou en kunnen worden verwijderd via browserinstellingen.

Op grond van de GDPR heb je de volgende rechten:

• Inzage (art. 15): Het recht om bevestiging te krijgen of wij je persoonsgegevens verwerken en om deze in te zien.
• Rectificatie (art. 16): Het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Wissing (art. 17): Het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen onder bepaalde voorwaarden.
• Beperking (art. 18): Het recht om beperking van de verwerking te verzoeken.
• Dataportabiliteit (art. 20): Het recht om je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Bezwaar (art. 21): Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekking van toestemming (art. 7): Als de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze te allen tijde worden ingetrokken.

Om je rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via info@ocplan.dk. Wij reageren binnen 30 dagen op verzoeken.

Als je ontevreden bent over onze verwerking van je persoonsgegevens, heb je het recht om een klacht in te dienen bij:

Datatilsynet (Deense gegevensbeschermingsautoriteit) Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby, Denemarken Telefoon: +45 33 19 32 00 E-mail: dt@datatilsynet.dk www.datatilsynet.dk

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid bij te werken. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij accounthouders per e-mail informeren. De laatste versie is altijd beschikbaar op deze pagina.